Laatst bijgewerkt: 3 november 2026. Deze verklaring geldt voor AI Companion en onze website.
Wie verwerkt je gegevens
Happy 2 Assist BV, Eindestraat 81, 3650 Dilsen-Stokkem, BE 1029.354.496. Contact: hallo@ai-companion.be. Voor accountbeheer, facturatie, ondersteuning en beveiliging zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor persoonsgegevens die een klant in een organisatiebrein plaatst, beslist die klant over doel en gebruik en treden wij op als verwerker.
Welke gegevens en waarom
Wij verwerken je naam, e-mailadres, lidmaatschap en toegangsrechten om de overeenkomst uit te voeren. Notities, gesprekken, bevestigde rituelen en geüploade bronnen worden verwerkt om de dienst te leveren. Facturatiegegevens zijn nodig voor de overeenkomst en wettelijke boekhoudplichten. Technische gegevens en auditlogs dienen voor beveiliging en fraudepreventie op grond van ons gerechtvaardigd belang. Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken geen reclameprofielen.
Verwerking namens je onderneming
De klant zorgt voor een geldige rechtsgrond, informatie aan betrokkenen en correcte toegangsrechten. Wij verwerken inhoud uitsluitend volgens gedocumenteerde instructies voor het leveren van de dienst, beperken toegang tot bevoegde personen met vertrouwelijkheidsplicht en helpen redelijkerwijs bij inzageverzoeken, incidenten en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen. Een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 GDPR is op aanvraag beschikbaar en hoort vóór verwerking van klantpersoonsgegevens overeengekomen te worden.
Hosting, leveranciers en AI
De kennisbank en bronbestanden worden in de Europese Unie gehost via Lovable Cloud. Voor antwoorden en rituelen sturen wij relevante inhoud naar de AI-dienst via Lovable. Die inhoud wordt niet gebruikt om modellen te trainen. EU-opslag van je kennisbank betekent niet dat iedere AI-verwerking uitsluitend in de EU gebeurt. Indien een leverancier buiten de EER verwerkt, zijn passende waarborgen nodig, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Vraag de actuele lijst van subverwerkers, hun locaties en bewaartermijnen op via hallo@ai-companion.be vóór je gevoelige informatie invoert.
Je persoonlijk brein en gesprekken zijn enkel voor jou toegankelijk. Het organisatiebrein is zichtbaar voor leden van je organisatie. Delen uit je persoonlijk brein vraagt jouw bevestiging. Plaats geen bijzondere categorieën persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens waarvoor je geen toestemming of andere rechtsgrond hebt.
Beveiliging en incidenten
Wij gebruiken versleutelde verbindingen, toegangscontrole op gegevensniveau en persoonlijke accounts. Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Meld een mogelijk incident via hallo@ai-companion.be. Bij een inbreuk met betrekking tot klantgegevens informeren wij de klant zonder onredelijke vertraging en ondersteunen wij diens wettelijke meldplichten. Voor onze eigen verwerkingen melden wij waar vereist binnen 72 uur aan de toezichthouder.
Bewaren en verwijderen
Inhoud blijft bewaard zolang je account actief is of de klant dit nodig heeft. Bij accountverwijdering verdwijnen je persoonlijk brein, je gesprekken en persoonlijke auditregels uit de actieve omgeving. Gedeelde inhoud van een organisatie met andere leden blijft behouden zonder jouw auteursverwijzing. Verwijdert het laatste lid zijn account, dan verdwijnt ook de organisatie met haar inhoud. Back-ups kunnen nog tijdelijk gegevens bevatten volgens het herstelbeleid van de hostingdienst en worden niet voor dagelijks gebruik teruggezet. Wettelijk verplichte facturatiegegevens bewaren wij zolang de wet dat vereist.
Je rechten
Je hebt, binnen de wettelijke voorwaarden, recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Je kan notities zelf exporteren en je account verwijderen in Instellingen. Mail andere verzoeken naar hallo@ai-companion.be. Wij antwoorden normaal binnen één maand en kunnen je identiteit controleren. Voor gegevens in een organisatiebrein kan je verzoek bij je onderneming thuishoren. Je kan een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Cookies en wijzigingen
Wij gebruiken noodzakelijke sessie- en voorkeurgegevens om aanmelding en de app te laten werken. Niet-noodzakelijke tracking wordt alleen ingeschakeld met de vereiste toestemming. Bij belangrijke wijzigingen passen wij deze verklaring aan en informeren wij actieve klanten waar nodig.